怎么做好会议主持人

   更新日期:2024.04.27
1.制会议的气氛
召开一个会议,会议主持人应认真地肩负起最大的责任,他应能很好地掌控到全局,应能有效地观察到所有参会者及其反应,决定整个会议气氛的基调。会议主持人也许有一些个人的偏好,但是无论如何不能把所有的会议都开成个人风格的会议。会议主持者应当按照会议的性质、传达的内容来定位会议的风格。会议主持者需要适时地区分参会者的不同风格,控制会议的气氛。
2.控制会议时间、推动会议的进程
作为会议的主持人,如果能充分地准备,完全能有效地控制会议的时间。会议过程中,尽量不要拖延;发现会议误入歧途或有一些拖延时,会议主持者应立即以最快的速度调整到正常的议程中。会议主持者给参会者提供一个讨论某项问题的环境,或传达信息,一定要按照会议的议程进行。此外,有很多专家在场时,会议主持者一定要做到不卑不亢。
3.协调发言
协调参会者的发言是会议主持者的另一项非常重要的工作,只有协调好参会者的发言,才能更好地将整个会议引向一个良好的进程。这其中包括如何充分调动参会者的积极性,让其主动、自觉地发言;或参会者积极性太高时,适当地把握会议的进程。
4.观察参会者的反应并给予及时的反馈
观察参会者的反应并给予一些及时的反馈是会议主持者的职责。观察参会者的反应,并给予反馈,有助于整个会议的顺利进行,同时还能很有成效地和参会者进行有效的沟通,从而为高效率的会议奠定坚实的基础。
5.做讨论的总结
剔除小的、次要的问题,进行讨论的总结是会议主持者的职责,这样可以保证会议的成果,引导会议的良性进展,而不至于使会议最终没有任何效果,或乱七八糟、没有任何的条理性。
6.跟进会议的决定
做一个会议主持,对于初、中级的经理而言,会议要达到的目的以及最终的会议结果是很重要的一部分工作。通过会议达成一些目标,若只有希望而没有实际的行动,也是没有意义的会议。会议主持者应认真地对会议高度负责,应及时地对整个会议的决策和结果进行跟踪,以达到预期的目标。
此外为了让会议有效,除了前面提到的会议准备,会议主持者还应进行会前的最后的准备,否则,失败的准备等于准备了失败。会前最后的准备包括:一定要最后核实一下曾经准备过的资料;会议的地点以及情况;确认参与者;器材的等各种准备情况。
会议现场的控制
做好会议的准备之后,会议主持者可以开始会议。在会议过程中,每个人都希望会议能顺利地进行,但是也经常会有一些意想不到的问题会出现,这就需要会议主持者有效地控制会议的现场。
1.无人回应
会议进行过程中,当会议主持者提出一些问题时,存在没有任何人回答的可能,在这种情况下,会议主持者应该怎么办呢?没有人应答的场面会对整个会议目标最终的达成产生负面影响,因为得不到反馈。会议主持者就一定要想办法鼓励参会者说出自己的意见和建议。
当遇到这一问题时,会议主持人就应该使用一些技巧来鼓励参会者的发言。最简单的办法就是点出参会者的名字,这样冷场的局面就很容易打破。此外,会议主持者还可以通过运用眼神来鼓励参会者发言。
实际上,会议主持者点到一个人名字时,这个人会特别集中精力、特别认真地去思考问题。而且往往在第一个参会者发言之后,其他参会者就会开始活跃起来,踊跃地发言。实际上,这跟人与人之间的破冰有关,会议主持者应打破沉默的坚冰,开好会议的头,不将沉默带到会议的过程中。
2.个别参会者不停地大发议论
与冷场相反,个别参会者有时不停地高谈阔论,也会造成尴尬的局面。会议的大部分时间被个别的同事独自占去了,会议俨然成了他的个人专场,作为会议的主持人又应该怎么办呢?
◆直接打断,回避这个问题,进行下面的议题作为会议主持人,有推进会议议程的职责。于是很多会议主持者就会直截了当地打断,回避问题,直接转到下面的议题。实际上,这种做法是错误的,这是主持人不能控制局面的典型表现。回避这个问题,会造成不好的结果。如果议题还没有讨论,只有一个人在没完没了的发言,而会议主持者就当作讨论完了,这是主持者不能掌控局面的一个最典型的表现。
◆让员工充分发表意见,并试图参与讨论。基于民主的想法,很多会议主持者会采用“让员工们充分发表意见,并试图参与讨论”的方法来解决个别参会者大发议论的问题。这种做法也是错误的,如果每提出一个问题都如此进行,会议将占据工作的全部时间。因为如果员工提出一个问题就进行讨论,参与者将轮流成为主持人,那么所有的时间就被讨论这些细枝末节的问题所占去了。
◆打断,并要求大家先集中问题,再有针对性地解决最后一个方法是“打断,并且要求大家先集中问题”,如果问题是共性的,那么有针对性的解决;如果问题不是共性的,则可以略过,与员工在会后单独地解决。解决主要问题是提高会议效率的好方法。在有人不停地大发议论时,会议主持者要打断,征求大家的意见,然后继续推动会议的议程。此外,会议主持者还可以通过限制发言时间的办法制止个别人不停地大发议论。
3.进行小范围的讨论
在经理或主管的心目中,可能会有个别重点员工,该重点员工可能是经理培养发展的对象,也可能是能带来最好业绩的员工。通常在这种情况下,一旦他们提出问题,主管或经理在作为会议主持时,就愿意多跟他们进行沟通,结果可能就会使其他的员工感觉受到冷落。那么,会议主持者应该如何有效地避免这种情况的发生呢?
◆对参会者提出的问题置之不理,进行下面的议题对参会者提出的问题置之不理,是会议主持者最容易也直接想到的办法。但是这种做法是错误的,鼓励参会者提出问题是会议主持者的职责,如果对参会者提出的问题置之不理,不仅会直接打击参会者的积极性,更重要的是对于解决问题毫无帮助。因为,会议主持者没有确定该问题是否属于共性的问题,就直接放弃了,对于会议目标的达成会有负面的影响,很容易造成损失。
◆建议其他员工也就此发表意见,大家都参与讨论,建议其它员工也就此发表意见,参与讨论是主管从个人角度判断,该参会者提出的问题属于共性问题,因此建议其他员工也就此发表意见的一种做法。实际上,其他参会者不一定了解该问题的前因后果,因此不一定能有效地提出多少意见和建议。有调查数字显示由于个别员工提出个性问题而致使会议跑题的现象大约占整个会议的50%。而有83%的人会对会议跑题感到苦恼,由此可见这是一个十分严重的问题。因此,这是一种错误的做法。如果每提出一个问题都如此进行,会议将占据了工作的全部时间。
◆重复参会者提出的问题,并参其他参会者确认此问题有无共性,这是会议主持者正确的做法。既然会议主持者鼓励参会者提出问题,那么就要正视所提出的问题,向参会者确认其所提出的问题,并与其他参与者共同确认该问题的可探讨性。此外,如果会议主持人企图以更大的声音压倒小会的声音,只会得到适得其反的不良结果,弄得自己疲惫不堪。
取得满意的会议效果
掌握了会议主持的技巧,并有效地控制会议现场后,处理好突发事件,会议主持者可以带领参会者成功地完成一个完整的会议过程,但并不等同于实现了会议的最终目标。会议是否有绩效、能否真正地产生效果取决于会议主持者对于会议结果的及时跟踪。管理者要取得满意的会议效果,需要制订行动计划、跟踪执行、责任到人、限制时间、确认理解。
◆行动计划
要取得满意的会议结果,在整个会议进程中,非常关健的一项也是最后一项,即行动计划。通过会议,管理者最终要得出决议,决议以后执行的方法,这都需要制订行动计划。
通常情况下,管理者会将行动计划交给一个项目负责人或行政,让其依据决议制订一个行动计划。实际上,这样制订出的行动计划并不一定能有效地让员工很好地执行。因为员工有可能将其作为传达文件看待,还有可能员工对其分工不认可和不满意,导致了员工的不愿意执行。最终导致会议毫无结果。因此,若有必要,管理者一定要在会议过程中制订一个行动计划,对于各参会者所负责的内容,所有的参会者应该有所共识。
◆执行的跟踪
达成共识,确定各参会者所负的责任之后,执行的跟踪就成为接下来最为关键的一步。执行的跟踪包括制订跟踪负责人和跟踪的方法。通常,执行的跟踪要明确所要完成的项目、跟踪的负责人、完成项目的限制时间、可能涉及的合作部门和个人、所要达成的目标以及衡量的方法等各方面的内容。
◆责任到人
责任到人即确定最终由谁来负责某项具体任务,这是非常关键的一点。管理者一定要避免让员工们在私下里协商确定职责所在,这样会造成效率降低,并且有可能造成项目的无法完成,成员之间也会相互推卸责任,从而最终影响了整个会议目标的实现、决策的执行。
◆时间限制
时间限制是为保证项目的规定进度而制订的。有些项目会议通常在每个星期或项目取得一定进展时,定期召开回顾会议。通过限制时间,管理者可以有效地把握整个项目的进展程度,并能有效地最终保证项目的完成,实现会议的目标。
◆确认理解
以上步骤完全完成之后,管理者还需要针对分工责任人、项目的时间限制等问题,询问所有参会者是否理解并认可,即进行确认理解的过程。只有得到全部员工的认可,并使得员工明确了自己的职责所在以及时间上的限制,整个项目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可检查性。完成确认理解的过程,那么整个会议从准备到实施及最后跟进的过程也就完成了。
【小结】
完成会议的准备之后,管理者进入到会议进行的过程中,为成功地担任会议主持人的角色,管理者需要正确而熟练地掌握会议的主持技巧:自信、关注参会者、考虑会议话题、注意反馈、强调重点、分清主次、运用辅助的设施;明确会议主持者的职责;管理者还需要成功地应对会议中的突发事件,以有效地控制会议的进程。最后,会议满意效果的取得还要制订行动计划、跟踪执行、责任到人、限制时间、再次地确认理解。你准备好了吗?

以下几个方面是需要注意的:

一、注意仪表

不要误会,仪表不是脸蛋漂亮,而是你的着装和举止要专业化。比如男士要着西服、衬衫、领带女士要着职业套装。适度和合体是非常有讲究的,相信这个不用详细讲解。    

二、充分准备

  1. 熟悉主持的程序。

  2. 熟悉每一位演讲者的名字和简历。

  3. 熟悉演讲者的讲话主要内容。

  4. 检查写字板、板擦、写字笔是否准备好。

  5. 检查麦克风是否调整好,不高不低不尖不嗡。

  6. 检查主持人和主讲人的出场音乐、中间休息时音乐是否调试好。

  7. 心态调整,酝酿激情。重要的是要有激情。主持人表现好坏决定了大会是否能成功,有时他比主讲人还重要,因为主讲人和听众的情绪都靠他来调动。 

三、好的开场

  1. 或激情开场或幽默开场,开场要精彩,听众就会马上进入状态。

  2. 主持人上场问好、做自我介绍。

  3. 主持人说明本次培训的课程及时间安排。

  4. 主持人说明纪律要求。比如:A不要开手机;B不要随意走动;C不要吸烟.

  5. 主持人请当地领导人致辞。对主讲人表示欢迎,说明此次培训的重要意义和作用。简单介绍主

  6. 讲人和课程内容,强调其精彩和对学员的帮助。

  7. 主持人介绍第一位主讲人主讲题目、内容及简历。要做到激情的推崇,要能够自然到你一介绍完,就立刻赢得听众以热烈掌声欢迎主讲人上台。

  8. 主持人始终要热情洋溢、声音高亢。使学员也保持一个高昂的情绪。  

四、机智处理应急事件

  1. 会场上什么情况都可能出现,优秀的支持人总能机智助理应急事件才行。

  2. 遇到停电,话筒不响要有应急措施

  3. 遇到演讲者讲错和其他尴尬局面,要及时上前补救。

  4. 在不冒犯演讲者的前提下,控制时间和进度。艺术地控制时间进度,确保会议效果。  

五、主持人如果要成为节目的标志,就必须与节目的形象风格相统一。

  • 在具体节目中的形象定位,首先要准确把握节目的定位,即了解节目的宗旨、内容范围,形式风格特点,尤其要注意到这一节目与同类节目的区别;

  • 其次要清楚节目的服务对象,了解他们的心理和需求,然后进一步分析这个节目需要主持人具有哪些特点;

  • 最后在这个基础上,完整地理解自我,知道自己相对于这个节目有什么优势,有什么不足,再结合前面的认识,强化自己适合于这个节目的优势,避免不适合节目的一些东西。

  • 这样,有了这些紧密联系节目和观众的分析,就初步形成了主持人的形象定位。如我们主持经济类节目时,就应该根据节目性质,以敏锐、深思、干练的气质,揭示和剖析各种经济现象和问题。  

拓展内容:

主持人:

是指具有采、编、播、控等多种业务能力,在一个相对固定的节目的个人。集编辑、记者、播音员于一身。在广播或电视中,出场为听众、观众主持固定节目的人,叫做节目主持人。由固定的真实人物为听众或观众主持固定的节目,叫做主持人节目。

世界上最早的主持人(Host / Hostess)起源于美国。中国最早在1981年的电台广播"空中之友"栏目设主持人,由徐曼小姐主持之后,1981年央视在赵忠祥主持的《北京中学生智力竞赛》节目中使用"节目主持人"一词开了中国电视节目主持人之先河。



一、主持人可以创造现场气氛:

主持人的存在对研讨会的气氛有很大的影响,开场时主持人站在前面,仅凭一两句话就能营造出与研讨会相称的气氛。主持人的笑脸和轻松的氛围能带给大家一种安全感,而其充满活力的氛围和毅力则能够鼓舞大家。

虽然参加者三五成群地就座,但谁也不想开口讲话,导致大家的心情很不好,这时偶然间看主持人,发现他呈现出微笑、温和而冷静的面容。在那一瞬间,“哎呀,不用觉得场面尴尬,今天可以自然一点”。这么一想,感到一下子就放松了。

当然,主持人不见得总是要保持微笑,但至少应该尽量避免一些破坏现场氛围的态度,如:不高兴的神色、傲慢专横的态度、没有自信的态度、没有干劲的态度等。要在头脑中以及行为上时刻保持注意:自己也是构成现场的一个重要因素。

二、主持人要维持好现场:

研讨会开始后,信任并允许参加者发挥能力是主持人的基本立场。但也并不是放任不管,而是应该专心地维持(控制)现场。换句话说,就是要有放有收。

最好的方式是“关注”。即使不出声,也要在房间的某处以温暖的眼神一直鼓励大家。特别是现场发生混乱或参加者迷失目标时,主持人镇定的态度就成了支柱。

此外,重要的是带给大家“没有办法时,主持人必定会给予帮助”的安全感。在研讨会中也会发生单凭参加者不能应付的事态。如妨碍活动的行为、脱离目标、无视少数意见、参加者逃避等状况,这时主持人必须伸出援助之手。

因此,为了在任何时候都能紧急介入,对现场的观察就非常重要。越是熟练的主持人,在别人眼里就越是看起来似乎什么都没做。因为要全身心地进行观察,这样做可以让参加者有安全感,因为主持人默默把握着研讨会的节奏。

有时若不根据情况修改程序,就会发生无法应付的事态。为了能迅速做出判断,不能一味地按照预定计划进行,而应该和大家一起思考怎样修正。这种态度是不可或缺的。这样的态度是构成“维持现场”行为的一部分,并能营造出现场的安全感。

三、主持人一定要表达此时此地发生的事情:

对于研讨会中最重要的“此时此地发生的事情”,参加者经常会发生没有留意、留意到了也表达不出来,或者不能顺畅表达等情况。此时就该主持人出场了。主持人应该不动声色地引导参加者顺利地进行表达。

方法之一是对于内容的相关指示。有时笔者会被委托举办制定远景的研讨会。虽然通过一整天的讨论,参加者对共同得出的结论有了一个大概印象,但要落实到书面文章时还是很伤脑筋。

这时主持人就要根据之前观察的结果,把自己的意见、想法及感受写成文章并公布。然后引导参加者:“大家把想说的话变成文章的话,是这样的感觉吧。”于是参加者就会回应:“对,我就想这么写。”“我想提的意见也在你的文章里了。”进而有参加者开始提出“不过这个用语感觉有点突兀,改成像某某这样比较好……”之类的意见,于是就可以依靠大家的力量一字一句地制定出倾注精力的远景。

此外,主持人对流程(相关过程)的指示也很重要。虽然参加者之间可能会产生“想说却说不出口”、“太难为情了,做不来”、“那个人的发言(态度)让我生气”、“无法接受”之类的各种心理活动及情绪,但大家往往会抑制这种感受而只想让研讨会进行下去。对于大家的这种难以启齿的情绪,主持人应该以轻松自然的方式加以指出。如:“咦?各位似乎有点犹豫呢。”“刚才的发言,让某某低头不语了呢。”通过这样的方式,能让研讨会达到一个惊人的深度。要想让研讨会获得期待的效果,像这种主持人的体察和支持是必不可少的。

四、主持人不要控制现场,要相信参加者:

要时刻记住:参加者才是主角。主持人始终是一个支援者,发挥着促进大家参与的作用。虽说主持人很重要,但并非现场的主角。

首先,主持人不能说得过多。大多数人能自己独立思考、学习。作为支援者最好相信参加者的能力,向其提供机会、场所和鼓励。要意识到:把发言权交给大家是最好的。

此外,也有人过于执着于“必须按照程序进行”,“想让大家参与得更多一些”而在推进研讨会时忽视了参加者的想法和感受。这样就会让参加者觉得自己在受主持人的操纵。主持人应该常常提醒自己:不能操纵或支配参加者。



临近年末,公司的大小会议逐渐增多,很多人都有主持部门或公司会议的需要,为大家整理了几个会议主持小技巧,无论您是需要主持会议,还是提升职场技能,都可以收藏备用。

要简明扼要,不要重复啰嗦

会议主持词一般由导语、过渡语和结束语三部分组成。导语要直奔会议主题,简介会议流程、与会对象和与会要求;过渡语要简洁自然,衔接巧妙;结束语要流畅明快,收缩有力。

在这里尤其要注意结束语需要避免将会议中的大小标题罗列起来再重复一遍或者发表长篇大论。只要将关键环节、重点要求等讲解清楚、强调到位就可以。


要突出重点,不要轻描淡写

主持会议时,与重复啰嗦相反的另一种倾向就是轻描淡写。

在学术研讨会上,要起到提出观点、引导讨论的作用;在经验交流会上,要起到肯定做法、总结推广的作用;在工作布置会上,要起到落实措施、提出要求的作用;在庆功表彰会上,要起到激励先进、号召学习的作用。


要恰如其分,不要夸大其词

为了表达对讲话者的尊重,或是为了引起与会者的重视,抑或是为了表达要求与会者贯彻执行的态度,在会议主持中会经常听到一些溢美之辞。

普通干部在小型会议上的讲话却被主持人冠之以“重要讲话”“重要指示”等美名,要求与会者“坚决贯彻执行”等。这样表达言过其实,因此在会议主持中,用词要恰如其分。

要根据会议的级别、会议的类别、会议的规模、讲话者的身份以及讲话的内容作出恰当的评价,不得夸大其词、任意拔高。


要有效控制,不要听之任之

为了保证会议的正常进行,一般的会议都要事先写好主持词。但是会议是现场进行的,不可能预料到会议现场会发生什么样的特殊情况,而把所有内容都写进主持词。

这就要求主持人不当“传声筒”而当“调控器”,要根据会议的类型和现场发生的情况,做出有效的控制,而不能照本宣科、听之任之。

一要控制时间。主持人要随机应变,根据现场情况做出相应的调整。如果时间不够,或要求讲话者压缩讲话内容,或把大会发言改为书面交流,或精简自己的主持内容,以保证会议按时结束。如果时间多余,主持人可安排小组讨论,消化讲话内容;可安排现场咨询,解决疑难问题;可安排代表发言,谈谈如何贯彻。

二要控制气氛。由于会议的类别不同,会议的气氛也应该是不一样的。因此,主持人不能用一个腔调主持会议,而应根据会议的类型变换语言和语气。

三要控制局面。在一些会议上,与会人员要么迟到早退,要么交头接耳,要么接打手机,严重影响了会议的效果。对此,会议主持人应认真应对、及时处理,以保持会场的良好秩序。


会议主持看似无足轻重,实际上它关乎着会议能否顺利进行,影响着会议的整体效果,同时也考量着主持人的语言表达能力和驾驭局面的能力。因此,学会主持会议是职场人必须修炼的一项重要基本功。



主持人的定义:</SPAN>——是将演讲的主题、主讲嘉宾、演讲的程序及目的跟听众有机的联系起来的那个人。

主持人与报幕员的区别 : </SPAN>

  报幕员 是僵持的,只是复制了别人为他(她)写的程序,将台词背下来,唱高调;

主持人 是活泼的,说词都是自己组织的,创造性的,语调自然,易接近观众,当主讲嘉宾在讲时,主持人在倾听主讲嘉宾在讲什么,感觉什么,在家里准备不了,背不了的。

主持人的作用 </SPAN>

  纽带、配角、 B 角色——是把听众、主讲嘉宾、主题及程序自然串联在一起。

  他(她)是引导我们成功的进到演讲主题内部,是对那个我们想听的内容进行思考,引起兴趣;但是,最蹩脚的主持人最大的错误,就是喧宾夺主——很希望听众去注意他(她),他(她)把角色搞颠倒了,非常关心自己的举动。

主持人的条件 </SPAN>

1. 有一定的形象、气质、亲和力,最重要的是要有热情和激情;

2. 有一定的团队及业绩资格;

3. 系统的成功者,操作、技巧是最优秀的;

4. 经过系统严格培训且有三次以上主持人经验或模拟训练。

主持人的准备 </SPAN>

1. 早到 10 ~ 30 分钟,专业或职业套装、整理自己的仪容;

2. 跟主讲嘉宾、分享嘉宾认识,特别要记住他们的姓名、背景等。确定演讲的主题、方式及分享;

主持的流程 </SPAN>

1. 自我介绍,致欢迎词;

2. 感谢今天带你来的朋友;

3. 宣布会场纪律;

4. 引出会议主题;

5. 推崇并请出主讲嘉宾;

6. 播放音乐;

7. 主讲完后,再次播放音乐,感谢主讲嘉宾;

8. 可做简单总结,但不要发表个人意见;

9. 请出分享嘉宾;

10. 不能单独推崇你的上级部门,而是系统;

11. 打预防针;

12. 推崇下次聚会主题及主讲嘉宾;

14. 结束这次聚会,欢迎新朋友下次再来!

主持人的技巧 </SPAN>

1. 引出演讲的主题;

2. 说明该主题的重要性(为我们带来的启示);

3. 为什么主讲嘉宾有这个资格主讲(主题如何能引起听众的兴趣);

4. 适当推崇主讲嘉宾(提前沟通:主讲者的背景如何能引起听众的兴趣);

5. 用最亲切、朴实、尊重的语言,千万不要用公式化的套语(比如:最 ** 的,非常 ** 的),不要讲一些别人不想听的话,即废话;

6. 千万不要陷入雄辩演讲的幻想中,以免喧宾夺主;

7. 不要生硬搞笑、刻意去营造气氛(真正的幽默是蕴藏在自然的演讲当中);

8. 请随时推崇工具、供应商、系统、会议;

9. 千万别忘了打预防针;

10. 别忘了结束这次聚会。

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