我是做外贸单证的,现在我公司要走一票散货,我要做些什么呢?

   更新日期:2024.05.18
1.客户询盘:

一般在客户下订Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

2.报价:

业务部及时回复朋友查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款办法、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时, Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。

3.得到订单:

经过洽谈,收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。

4.下生产单:

得到朋友的订单确认后,给工厂下订单(工厂自己安排生产计划),安排生产计划。

5.业务审批:

业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上朋友订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。

6.下达生产通知:

业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请朋友修改L/C。
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是远期L/C, D/A等条款收汇办法的客户(不推荐运用这种办法),需经总经理确认批准。

7.验货:

7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
7.2:如果朋友要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知外贸部。
7.3:如果朋友指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8.备制基本文件单证:

在收到客户正式的订单时,应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.(应由单证员制作,交给业务跟单员跟进)。

9.商检:

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10.租船订仓:

10.1.如果跟朋友签定的合同是FOB CHINA条款,通常朋友会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到朋友要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船5天前可拿到进仓单。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,到港时间准时,船期时间合适的船公司,并告诉业务员通知朋友。如朋友不同意时要另选朋友认可的船公司。开船前一周书面定仓,程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面出口货物托运单,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错. 石材贸易

11.安排拖柜:

(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方)
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/装柜图纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司监装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份装柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.

12.委托报关:

在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话地址等。

13.获得运输文件:

13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提 单补充内容要按照L/C或朋友的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需朋友确认的,要先传真提单样板给朋友,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.

14.准备其他文件

14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2.FORM A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知朋友发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按朋友要求的时间内办理。
14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于朋友查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。 石材外贸助手

15. 交单:

15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
15.2.采用30% deposit,T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给朋友付70%余款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给朋友。
15.3.如果100%T/T收汇的,要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给朋友。

16.业务登记:

每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

17.文件存档:

所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.单证员平时应注意收集海空运价,船期,航线,等信息,为业务员的报价提供帮助.

换证凭条是货物商检的凭证。
凭条的出现,是因为出口港不是本地的港口,而贵司货物需要商检,商检局出具给工厂的进行出口清关用的。

不懂可以找有经验的人请教

订舱谁负责? 你单证做单据 核销单备案 寄给货代公司就可以了 一般货代也会找你要的没事

  • 13734012446 :外贸单证员主要工作是什么?
    于点隶3524 :答:3、交单,这是银行结汇的前提,内容正确完整,提交及时;归档,就是将一份完整的单据副本归档保存。外贸单证是指进出口业务中使用的各种单据和证书,买卖双方凭借这些单证来处理货物的交付、运输、保险、商检和结汇等凭证。外贸单证员是国际贸易的先行官。各种单证的操作实务既是外销、货代、报关和报检等"...
  • 13734012446 :贸易公司出口的时为什么为什么需要单证
    于点隶3524 :答:首先 我不知道韩国那边出口是怎么样的流程,我大概说一下深圳 广州这边。 深广大概都是相同的,只是广州出口 报关资料需要提供一份报检委托书 而深圳不用。 出口流程 1,向货代或者穿公司询价 2,接受价格和船期 开始发BOOKING给货代或者船司 订舱 3,拿到SO,安排拖车到工厂装柜,4,把重柜换回...
  • 13734012446 :外贸公司里的单证员是做些什么事,(要说得详细点)
    于点隶3524 :答:3、负责同船务公司、出口货贷之间的联系工作,落实好订舱、出口报关、出口退单等事宜;4、负责所有出口单证、票据、函电等资料的整理、归档工作。5、出货前一星期做海运委托书并传给代理,要求她租船订仓.并告知是到厂装柜还是送货到仓库。得知船期后告诉采购最终交货日期.采购把准确包装尺寸,箱数给我...
  • 13734012446 :我是一名单证新手,而我们公司是做出口的,一些单证的流程是怎样的?(包 ...
    于点隶3524 :答:放箱:船公司的每个航次都有时间段放集装箱,也就是说有了放箱通知之后,才可以去堆场提箱子 装箱进港:在截关之前,从工厂把货装到集装箱里拉到港口码头 做箱 1、 门到门:填妥装箱计划中:做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因,先于...
  • 13734012446 :我们公司的进口货物到港之后要换单,需要准备哪些材料?流程如何操作?_百...
    于点隶3524 :答:一、进口换单流程 货物到港后,凭提单到目的港代理那里去换提货单,然后拿提单,加上发票箱单去办理清关提货。二、需要准备的材料 1、所需通关单据 包括进口合同 、进口发票 、装箱单、海运提单、提货单、各种进口许可证。2、海关备案所需提供的单据 包括进口合同、进口发票、装箱单、提货单、海运、...
  • 13734012446 :外贸单证员最近需要的人很多,外贸单证员是做什么工作的?
    于点隶3524 :答:外贸单证员最近需要的人很多,外贸单证员是做什么工作的?执行公司的贸易业务,实施贸易程序,开拓市场;负责联系客户,准备报价,参加商务谈判,签订合同;负责生产跟踪,交货,现场监督;负责文件审查,海关申报,结算,售后服务等。客户扩展和维护;与商业相关材料的索赔和存档;有关相关业务工作的报告。,在...
  • 13734012446 :求做外贸单证的详细流程
    于点隶3524 :答:就出口贸易而言,出口单证是出口货物推定交付的证明,是结汇工具。单证作为一种贸易文件,它的流转环节构成了贸易程序。单证工作贯穿于企业的外销、进货、运输、收汇的全过程,工作量大,时间性强,涉及面广,除了外贸企业内部各部门之间的协调外,还必须和银行、海关、交通运输部门、保险公司、商检机构、有...
  • 13734012446 :作为一个外贸人员,现在在一家小公司公司,说白了,跟单单证都要做。可是...
    于点隶3524 :答:找一本外贸函电的书看看,学书上面的句子。一般这种书都是一个外贸环节一个单元,也就是说一个模板,你先照葫芦画瓢,时间长了就得心应手了。
  • 13734012446 :外贸公司的单证员是做什么的?
    于点隶3524 :答:3、跟踪每一单货物的交付情况,统计核对相关数据。4、及时、准确地联系货代公司进行包装并交付仓库。5、在整个过程中,与销售员、跟单员、客户、货代协调沟通。6、协助跟进收付、外汇核销、退税工作。任职要求:1、能够独立操作整个流程,英语流利。2、最低学历为大专。3、所需专业背景为国际贸易和商务...
  • 13734012446 :外贸单证流程
    于点隶3524 :答:外贸单证流程是怎么样的啊?我是个外贸新手!!谢谢你们了!!!... 外贸单证流程是怎么样的啊?我是个外贸新手!! 谢谢你们了!!! 展开 ...7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
  • 相关链接

    欢迎反馈与建议,请联系电邮
    2024 © 视觉网